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El Kaban es una herramienta del área de gestión de proyectos que se hace necesaria para quienes quieran poner en marcha proyectos de menor a/o mayor envergadura, cumpliendo todos los lineamientos de organización que van en base al grado de realización anterior, concatenándose todos sin que por ello exista una prelación inoperante, sino más bien proyectada a que ya se habrá finiquitado positivamente lo anterior para cuando lo posterior esté en ejecución y así sucesivamente.
Al kaban (como también se le conoce), se le atribuye la virtud de permitir visualizar el total de la lista de tareas, notas de información y comentarios que sustentan al proyecto, así como su estado de concreción.
Características del Kaban
Es un sistema de tarjetas dentro de una lista, en las cuales se encuentra definida una tarea. Mientras más alto esté situado en una etapa, será mayor su importancia, creándose un flujo continuo que hace avanzar a las tarjetas de una etapa a otra según sea el grado de realización cumplido.
El Kaban, como herramienta colaborativa, es abierta a gran variedad de miembros y/o clientes, cuya participación se centra en editar y/o comentar en las tarjetas y moverlas a otra etapa, como manera de corregir y/o aumentar los procesos.
Las notas en cada tarjeta son ilimitadas, porque su enfoque es retroalimentar la información y /o necesidades para mejorar la gestión de tal o cual proyecto. Sí por ejemplo, en una empresa cuya área especializada en el mecanizado de la silicona se le entregas dichas tarjetas con campo de descripción laxo y sitial para adjuntar archivos, los compañeros de equipo estará circulando esas ideas y retroalimentándolas sin entrar en conflictos ni deteniendo el tiempo vital en las reuniones o concertaciones directas.
Principales ventajas, las cuales le hacen más que necesaria
Permiten que cada miembro participante se informe de primera mano o a su ritmo del porcentaje de verificación completado en cada segmento del proyecto y cómo se vislumbra el que le precederá, que ya estará próximo a ponerse en marcha, si es que no lo está para ese momento.
El Kaban permite a todos los involucrados saber en qué parte del proceso se encuentran y cómo deben proceder en ese instante.
La cantidad de tareas se limita gracias al número de tarjetas por columna, permitiendo así que el espacio ilimitado de aportes y/u observaciones más el número de tarjetas en juego, sobresaturen las actividades cognoscitivas, cognitivas y físicas de los participantes, lo que sería un retraso sensible y una falla estructural en la comunicación efectiva que el Kaban ofrece de manera directa / indirecta.
Al exponerse el nivel de dificultad y los requerimientos de ayuda de los miembros en general o en específico, se reestructuran los márgenes de gestión del proyecto en pro de solventar y analizar el provecho educativo y/o técnico que ello pueda dejar. Porque el Kaban permite una organización pro-reestructura en caliente que le permite evolucionar por sí misma, incidiendo positivamente en la prosecución y mejoramiento del proceso en trámite.
El Kaban establece fechas que han de cumplirse a cabalidad, estimulando a que los plazos de desarrollo sean desde un principio factibles y apegados a la realidad, además de flexibles ante los imprevistos y/o mejoras que todos los involucrados estarán circulando en base al espíritu activo de esta herramienta que ha de ser aupada por cada director de proyectos y haciéndola asequible para todos, ya sea en forma física o –más recomendable- con el uso de apps de Kaban para iOS – Android.