Cómo compartir archivos con la unidad de Google

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Por James T. Cains

Una de las principales ventajas de Google Drive es la posibilidad de compartir archivos con otras personas. Cuando compartes un documento con otras personas, les permites acceder al archivo que se encuentra en la unidad de Google; no les envías una copia del mismo. Cualquier cambio que realicen en el documento se guardará en el documento en la unidad de Google Drive, a menos que decidan descargar una copia del archivo para sí mismos.

Al igual que con cualquier cosa que comparta en Internet, asegúrese de que las personas con las que comparta sus documentos sean de confianza. Una vez que usted da permiso a otros para editar sus documentos, ellos pueden hacer los cambios que deseen, incluso si usted no lo desea.

Compartir un documento desde la unidad de Google

Para compartir un archivo directamente desde la unidad de Google o desde una aplicación de Google (como Google Docs), sigue estos pasos:

1. Navegue hasta el documento que desea compartir.
2. Haz clic con el botón secundario y selecciona Compartir…. Si estás dentro de una aplicación de Google, haz clic en Archivo y, a continuación, en Compartir… Verás el cuadro de diálogo Compartir con otros. Si desea enviar sólo un enlace al documento en un correo electrónico separado, haga clic en Obtener enlace para compartir para copiar y pegar la URL en un mensaje de correo electrónico.
3. Escriba la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea acceder al documento. No tiene que ser una dirección de correo electrónico de Google. Puedes enviárselo a cualquiera.
4. Escriba una nota a la persona, si quiere.
5. 5. Elija el tipo de acceso que desea dar en el menú desplegable (ver Figura 1) Puede elegir Can Edit, Can Comment o Can View. Can Edit da permiso a la persona para modificar el documento. Comentario de lata permite a la persona sólo ver el documento, pero puede anotarlo con comentarios. Vista de lata permite que la persona sólo vea el documento, sin necesidad de editarlo o comentarlo.
6. Haga clic en Listo. Google Drive envía un correo electrónico a la persona especificada con un enlace que le permite ver el archivo.

Compartir archivos con medios sociales

Si desea compartir el documento con un público más amplio, puede hacerlo a través de su cuenta de medios sociales. En el cuadro de diálogo Compartir con otros, haga clic en Avanzado en la parte inferior del cuadro. Verá opciones adicionales para compartir con Google+, Facebook y Twitter (consulte la Figura 2).

Figura 2: Comparta su archivo a través de las redes sociales.

Elija la opción que desee e ingrese a esa cuenta. Cada opción funciona de la misma manera: Se publicará un enlace al documento en su muro de Google+, en su muro de Facebook o en su feed de Twitter. También puedes añadir un comentario explicativo a la entrada.

Afortunadamente, cuando se comparte un documento con los medios sociales, los permisos están restringidos a la vista solamente. Después de todo, usted no quiere que sus 5.000 seguidores editen su documento!