Cómo compartir archivos y carpetas en Dropbox

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Por James T. Cains

¿Qué tiene de bueno almacenar archivos en Dropbox si no puedes compartirlos? Compartir archivos y carpetas es una excelente manera de colaborar con amigos y colegas en proyectos sin tener que enviar y recibir correos electrónicos. Todo lo que tienes que hacer es conceder acceso para que otros puedan ver y descargar archivos de tu Dropbox.

Compartir archivos y carpetas

Primero, inicia sesión en tu Dropbox con la dirección de correo electrónico y la contraseña con la que te registraste, y luego navega hasta el archivo o carpeta que deseas compartir. Siga estos pasos:

  1. Coloque el cursor sobre el archivo o la carpeta que desea compartir y haga clic con el botón derecho del ratón.
  2. Elija Compartir…. Tenga en cuenta que, si está compartiendo una carpeta, el menú contextual le ofrece un par de opciones: Invite a la gente a colaborar: Esta opción le permite compartir la carpeta con otros miembros de Dropbox y asignar permisos. Tenga en cuenta que el servicio básico de Dropbox sólo permite Editar permisos. Para asignar permisos de sólo vista, debe actualizar su plan: Esta opción hace lo mismo que compartir un archivo, así que siga los pasos que se indican a continuación.
  3. En el cuadro de diálogo Compartir, escriba la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir (consulte la Figura 1).
  4. En el campo Mensaje, escriba un mensaje opcional.
  5. Haga clic en Enviar.

Y eso es todo. Dropbox envía un correo electrónico a la persona que usted especificó que contiene un enlace al archivo. También recibirá una notificación de cuándo otros verán sus archivos y carpetas.

Figura 1: Compartir un archivo con Dropbox.

También puede copiar y pegar la URL proporcionada en un mensaje de correo electrónico, si prefiere utilizar su programa de correo electrónico habitual para enviar el mensaje.

No puedes proteger con contraseña o establecer una fecha de caducidad para la descarga sólo con el servicio básico (es decir, gratuito) de Dropbox. Para poder hacer esas cosas, tienes que actualizarte a Dropbox Pro ($10 por mes) o Dropbox for Business ($15 por mes). Por lo tanto, si hace clic en el enlace Establecer visibilidad/expiración, no podrá modificar esa configuración sin una cuenta Pro o Business.

Administración de las carpetas que comparte

Cuando utilizas la opción Invitar a personas a colaborar al compartir una carpeta, puedes administrar las carpetas que has compartido haciendo clic en la opción Compartir en la barra de navegación izquierda de tu buzón. Verá una lista de las carpetas que ha compartido.

Si hace clic en la Nueva Carpeta Compartida, puede hacer una de dos cosas. Puede crear una nueva carpeta para compartir o compartir una carpeta existente. Esto es lo mismo que crear y compartir carpetas en otro lugar, así que debería saber cómo hacerlo.

Cuando haga clic en Opciones junto a cada elemento de la carpeta, verá el cuadro de diálogo Opciones de la Figura 2. Esto es lo que puedes hacer:

  • Si tiene una cuenta Pro o Business Dropbox, puede cambiar los permisos para Ver Sólo en el menú desplegable junto al nombre del miembro.
  • Haga clic en la X para eliminar los derechos de un miembro a la carpeta.
  • En el campo Invitar a más personas, escriba los miembros adicionales con los que desea compartir la carpeta. Puede asignar permisos y escribir un mensaje opcional que Dropbox enviará.
  • Haga clic en el botón Descompartir carpeta para eliminar el acceso a la carpeta por parte de todos menos de usted.

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